UTPB | Mit dem Blick von außen zu geregelten Systemen.

Anmeldung zur Projektverwaltung

Damit Sie schnell und problemlos Ihre Projekte verwalten können, bitten wir Sie, diese kurze Anleitung durchzulesen!
Danach können Sie sich problemlos in der Erfassung anmelden und navigieren.

 

Bitte beachten Sie unbedingt!

Rechnungen, Rechnungsunterlagen und rechnungsrelevante Informationen bitte ausschließlich an rechnung@utpb.de schicken.

Die Erfassung funktioniert mit den Internet-Browsern Mozilla Firefox oder Google Chrome. Bitte benutzen Sie hierfür nicht den Internet Explorer. Sie können die kostenlosen und empfehlenswerten Browser hier downloaden und installieren:

     

 

 

Bitte geben Sie hier Ihren Benutzernamen und Kennwort ein (diese Daten erhalten Sie in einer Mail).

 

Bitte wählen Sie hier zunächst die Gruppe Zeiterfassung Tage aus.

 

Bitte wählen Sie hier die Funktion Leistungsnachweis aus.

 

Bitte wählen Sie hier den Monat, Kunden und das Projekt aus.

 

Bitte geben Sie hier für die Tagesleistung ein:

  • 0,25 = ein viertel Projekttag
  • 0,5 = ein halber Projekttag
  • 0,75 = ein dreiviertel Projekttag
  • 1 = ein ganzer Projekttag

 

Und bitte speichern!

Bitte beachten Sie: Es werden im Leistungsnachweis nur geleistete Tage im Projekt erfasst. Die Reisezeiten werden im Projektmaterial erfasst, dort gibt es eigens dafür vorgesehene Artikelnummern.

 

Nun können Sie sich über den Drucker die Maske zum Druck aufrufen und hier den Leistungsnachweis anfordern. Bitte nur ganze Monate drucken, d. h. das bei „Nur Tage mit Buchungen drucken“ KEIN Haken gesetzt sein darf.

 

So sieht dann der Leistungsnachweis aus, über den Sie Ihre Eingaben kontrollieren, ausdrucken können und vom Kunden abzeichnen lassen.

 

Bitte wählen Sie hier den Monat, Kunden und das Projekt aus (wenn nicht schon gemacht) und gehen dann auf Projektmaterial erfassen.

 

Nun können Sie hier Projektmaterial wie gehabt erfassen. Bei Projektmaterial draufklicken, es öffnet sich die Erfassungsmaske und unter Artikelnummer auf den Pfeil öffnet sich das Kontextmenü mit den üblichen Reisekosten.

 

Über das Pluszeichen in der linken Ecke können Sie eine neue Position öffnen und erfassen. Müssen Sie eine Position löschen, funktioniert das über das Minuszeichen.

 

Speichern Sie bitte Ihre Eingaben bzw. beenden Sie über Speichern und Schließen.

 

Sie sehen hier nun Ihre Einträge, die Sie vorgenommen haben.

 

Nun können Sie über den Drucker sich die Maske zum Druck aufrufen und hier den Materialnachweis anfordern.

 

So sieht dann der Materialnachweis aus, über den Sie Ihre Eingaben kontrollieren und ausdrucken können.

 

Wir bitten auch um die Beachtung grundlegender Vorgaben aus steuerrechtlicher Sicht zur Erstellung einer Rechnung. Die nachfolgenden Angaben sind Pflichtangaben für Rechnungen und sollten auch bitte so eingehalten werden:
Die Eingangsrechnung hat folgende Angaben zu enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmer
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer – Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (klar ersichtlich in der Rechnung)
  • Entgelt, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeteilt und darauf entfallender Steuerbetrag
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts wie Rabatte, Boni, Skonti etc.
  • Anzuwendender Steuersatz (19% oder 7%) oder im Fall einer Steuerbefreiung entsprechender Hinweis

 

Fortlaufende Rechnungsnummer:

Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen oder Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben.

Verträge über Dauerleistungen müssen ebenfalls seit dem 1. 1. 2007 eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten, wobei eine einmalige Nummer genügt (z. B. Wohnungs-, Objekt- oder Mieternummer).

Ist die Rechnungsnummer unrichtig und konnte der Empfänger dies nicht erkennen, bleibt nach Verwaltungsauffassung der Vorsteuerabzug auch hier erhalten.

Kleinbetragsrechnung und Fahrausweise müssen keine laufende Rechnungsnummer enthalten.

Bitte achten Sie auch darauf, folgende Fehler zu vermeiden, da sonst die Rechnung nicht akzeptiert werden kann:

  • Das Material auf der Beraterrechnung muss mit der Summe auf dem Materialnachweis übereinstimmen.
  • Für Belege innerhalb Deutschlands dürfen keine Bruttobeträge ausgewiesen werden.
  • Hotelrechnungen sollten nicht auf einzelne Tage aufgesplittet werden, sodass es zu Unstimmigkeiten bei der Umsatzsteuer kommt. Immer den Nettobetrag (Inland) oder Bruttobetrag (Ausland) komplett am Tag der Zahlung verwenden.
  • Belege müssen vollständig und korrekt vorliegen.
  • Bitte auf korrekte Steuersätze achten 7% / 19%.
  • Der Leistungsnachweis muss mit Unterschrift des Kunden vorgelegt werden.
  • Eintragungen in Conaktiv müssen mit der Beraterrechnung übereinstimmen.
  • Bitte achten Sie darauf, die Unterlagen möglichst in einer Mail zu senden, um einen reibungslosen Ablauf in der Rechnungsstellung gewährleisten zu können.
  • Bei den Belegen bitte auf Lesbarkeit und Dateigröße achten. Am besten eignet sich immer noch ein PDF-Format.

 

Melden Sie sich nun in der Erfassung an:

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